ईमेल लेखन (Email Writing)
परिभाषा • प्रारूप • प्रकार • नियम • 10 उदाहरण • प्रश्न-उत्तर • MCQ
BSEB EXAM GUIDEईमेल लेखन क्या है?
इंटरनेट के माध्यम से किसी व्यक्ति, संस्था या कार्यालय को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संदेश भेजने की प्रक्रिया को ईमेल लेखन कहते हैं। ईमेल का पूरा नाम Electronic Mail है।
ईमेल का प्रयोग विद्यालय, कार्यालय, व्यवसाय तथा व्यक्तिगत संचार में किया जाता है। इसकी सहायता से संदेश, दस्तावेज और अन्य डिजिटल फाइलें भेजी जा सकती हैं।
ईमेल की प्रमुख विशेषताएँ
इंटरनेट उपलब्ध होने पर संदेश शीघ्र भेजा जा सकता है।
सामान्यतः ईमेल भेजने के लिए अलग डाक शुल्क नहीं लगता।
भेजे और प्राप्त किए गए संदेश सुरक्षित रखे जा सकते हैं।
दस्तावेज, चित्र और अन्य फाइलें संलग्न की जा सकती हैं।
एक संदेश कई व्यक्तियों को भेजा जा सकता है।
आवेदन, शिकायत और कार्यालयी सूचना भेजी जा सकती है।
ईमेल के प्रमुख भाग
जिस व्यक्ति को ईमेल भेजना है, उसका ईमेल पता।
संदेश भेजने वाले का ईमेल पता।
ईमेल का संक्षिप्त उद्देश्य।
महोदय, महोदया, प्रिय मित्र आदि।
जिस उद्देश्य से ईमेल भेजा गया है, उसका विवरण।
धन्यवाद, भवदीय, आपका मित्र आदि।
CC: अन्य व्यक्तियों को संदेश की प्रति भेजने के लिए।
BCC: ऐसे प्राप्तकर्ताओं को प्रति भेजने के लिए जिनके ईमेल पते अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देते।
Attachment: ईमेल के साथ भेजी गई डिजिटल फाइल।
ईमेल लेखन का सही प्रारूप
To: receiver@example.com
Subject: ईमेल का विषय
महोदय/महोदया,
सविनय निवेदन है कि …………………………………………
……………………………………………………….
अतः आपसे अनुरोध है कि ………………………………….
धन्यवाद।
भवदीय,
नाम
कक्षा / पद / अन्य आवश्यक विवरण
नोट: परीक्षा में दिए गए निर्देशों के अनुसार To, From, Subject और अन्य विवरण लिखें। वास्तविक ईमेल भेजते समय From पता सामान्यतः ईमेल सेवा अपने आप दिखाती है।
ईमेल के प्रकार
1. औपचारिक ईमेल
प्रधानाचार्य, अधिकारी, संस्था, कार्यालय या व्यवसाय से संबंधित ईमेल।
उदाहरण: अवकाश आवेदन, शिकायत, जानकारी प्राप्त करना, प्रमाणपत्र का अनुरोध।
2. अनौपचारिक ईमेल
मित्रों, परिवार के सदस्यों और परिचितों को भेजा जाने वाला ईमेल।
उदाहरण: जन्मदिन की शुभकामनाएँ, निमंत्रण, यात्रा अनुभव और बधाई।
औपचारिक और अनौपचारिक ईमेल में अंतर
| औपचारिक ईमेल | अनौपचारिक ईमेल |
|---|---|
| कार्यालय या संस्था के लिए | मित्र या परिवार के लिए |
| शिष्ट एवं औपचारिक भाषा | आत्मीय एवं सहज भाषा |
| स्पष्ट विषय और उद्देश्य | व्यक्तिगत बातचीत भी संभव |
| महोदय/महोदया जैसे संबोधन | प्रिय मित्र/प्रिय भाई जैसे संबोधन |
| भवदीय/सधन्यवाद जैसे समापन | तुम्हारा मित्र/स्नेह सहित जैसे समापन |
ईमेल लिखने के महत्वपूर्ण नियम
- प्राप्तकर्ता का ईमेल पता सही लिखें।
- विषय पंक्ति छोटी और स्पष्ट रखें।
- उचित संबोधन का प्रयोग करें।
- मुख्य उद्देश्य शुरुआत में स्पष्ट करें।
- भाषा सरल, शुद्ध और विनम्र रखें।
- अनावश्यक विस्तार और दोहराव से बचें।
- औपचारिक ईमेल में अशिष्ट या अत्यधिक अनौपचारिक शब्द न लिखें।
- आवश्यक होने पर दस्तावेज संलग्न करें।
- भेजने से पहले वर्तनी और जानकारी जाँचें।
- अंत में उचित समापन और अपना नाम लिखें।
उदाहरण 1 — अवकाश हेतु प्रधानाचार्य को ईमेल
प्रश्न: बीमारी के कारण दो दिन का अवकाश माँगते हुए प्रधानाचार्य को ईमेल लिखिए।
To: principal@school.example
Subject: दो दिन के अवकाश हेतु आवेदन
आदरणीय प्रधानाचार्य महोदय,
सविनय निवेदन है कि अस्वस्थ होने के कारण मैं 12 और 13 अक्टूबर 2026 को विद्यालय आने में असमर्थ रहूँगा।
अतः आपसे विनम्र अनुरोध है कि मुझे दो दिनों का अवकाश प्रदान करने की कृपा करें।
धन्यवाद।
भवदीय,
राहुल कुमार
कक्षा 10, क्रमांक 12
उदाहरण 2 — पुस्तकालय में नई पुस्तकें उपलब्ध कराने हेतु ईमेल
प्रश्न: विद्यालय के पुस्तकालय में प्रतियोगी परीक्षाओं की पुस्तकें उपलब्ध कराने हेतु ईमेल लिखिए।
To: librarian@school.example
Subject: पुस्तकालय में नई पुस्तकें उपलब्ध कराने का अनुरोध
आदरणीय पुस्तकालय प्रभारी महोदय,
हमारे विद्यालय के पुस्तकालय में सामान्य ज्ञान और प्रतियोगी परीक्षाओं से संबंधित पुस्तकों की संख्या सीमित है। इन पुस्तकों की विद्यार्थियों को आवश्यकता है।
कृपया पुस्तकालय में नवीन सामान्य ज्ञान, विज्ञान और प्रतियोगी परीक्षा की उपयोगी पुस्तकें उपलब्ध कराने की व्यवस्था करें।
सधन्यवाद।
भवदीय,
अमन कुमार
कक्षा 10
उदाहरण 3 — विद्यालय में स्वच्छ पेयजल की व्यवस्था हेतु ईमेल
प्रश्न: प्रधानाचार्य को स्वच्छ पेयजल की व्यवस्था के लिए ईमेल लिखिए।
To: principal@school.example
Subject: स्वच्छ पेयजल की व्यवस्था हेतु अनुरोध
आदरणीय प्रधानाचार्य महोदय,
विद्यालय में उपलब्ध पेयजल की व्यवस्था पर्याप्त नहीं है। इससे विद्यार्थियों को विशेषकर गर्मी के समय कठिनाई होती है।
अतः आपसे अनुरोध है कि स्वच्छ पेयजल की उचित व्यवस्था कराने की कृपा करें।
धन्यवाद।
भवदीय,
सुमन कुमारी
कक्षा 10
उदाहरण 4 — सड़क की खराब स्थिति की शिकायत
प्रश्न: खराब सड़क की मरम्मत हेतु संबंधित अधिकारी को ईमेल लिखिए।
To: complaints@municipality.example
Subject: मुख्य सड़क की मरम्मत हेतु शिकायत
महोदय,
हमारे क्षेत्र की मुख्य सड़क कई स्थानों पर क्षतिग्रस्त है। सड़क पर गड्ढे होने से राहगीरों और वाहन चालकों को परेशानी होती है। वर्षा के समय समस्या और बढ़ जाती है।
अतः आपसे अनुरोध है कि सड़क का निरीक्षण कराकर आवश्यक मरम्मत की व्यवस्था करें।
धन्यवाद।
भवदीय,
राहुल कुमार
स्थानीय निवासी
उदाहरण 5 — छात्रवृत्ति की जानकारी प्राप्त करने हेतु ईमेल
प्रश्न: छात्रवृत्ति आवेदन की प्रक्रिया जानने के लिए विद्यालय कार्यालय को ईमेल लिखिए।
To: office@school.example
Subject: छात्रवृत्ति आवेदन संबंधी जानकारी
महोदय,
मैं कक्षा 10 का विद्यार्थी हूँ। मुझे विद्यालय के माध्यम से उपलब्ध छात्रवृत्ति योजनाओं की जानकारी प्राप्त करनी है।
कृपया पात्रता, आवश्यक दस्तावेज, आवेदन प्रक्रिया और अंतिम तिथि की जानकारी देने की कृपा करें।
धन्यवाद।
भवदीय,
अभिषेक कुमार
कक्षा 10
उदाहरण 6 — मित्र को जन्मदिन की शुभकामनाएँ
प्रश्न: अपने मित्र को जन्मदिन की बधाई देते हुए ईमेल लिखिए।
To: friend@example.com
Subject: जन्मदिन की हार्दिक शुभकामनाएँ
प्रिय मित्र रोहित,
जन्मदिन की बहुत-बहुत शुभकामनाएँ! मैं ईश्वर से तुम्हारे अच्छे स्वास्थ्य, खुशी और सफलता की कामना करता हूँ।
आशा है कि तुम्हारा आने वाला वर्ष खुशियों और नई उपलब्धियों से भरा होगा। परिवार के सभी सदस्यों को मेरा नमस्कार कहना।
तुम्हारा मित्र,
अमन
उदाहरण 7 — मित्र को परीक्षा में सफलता पर बधाई
प्रश्न: परीक्षा में अच्छे अंक प्राप्त करने पर मित्र को बधाई ईमेल लिखिए।
To: friend@example.com
Subject: परीक्षा में सफलता पर बधाई
प्रिय मित्र आकाश,
तुम्हारे परीक्षा परिणाम के बारे में जानकर बहुत खुशी हुई। अच्छे अंक प्राप्त करने पर तुम्हें हार्दिक बधाई!
तुम्हारी मेहनत और नियमित अध्ययन का अच्छा परिणाम मिला है। आशा है कि भविष्य में भी तुम इसी प्रकार सफलता प्राप्त करोगे।
तुम्हारा मित्र,
राहुल
उदाहरण 8 — मित्र को जन्मदिन समारोह में आमंत्रण
प्रश्न: अपने मित्र को जन्मदिन समारोह में आमंत्रित करने के लिए ईमेल लिखिए।
To: friend@example.com
Subject: जन्मदिन समारोह में आमंत्रण
प्रिय मित्र अमित,
मेरा जन्मदिन 18 अक्टूबर को है। इस अवसर पर शाम 6 बजे मेरे घर पर एक छोटा-सा समारोह आयोजित किया गया है।
मैं चाहता हूँ कि तुम इस समारोह में अवश्य शामिल हो। तुम्हारे आने से मेरी खुशी और बढ़ जाएगी।
तुम्हारा मित्र,
सुमित
उदाहरण 9 — विद्यालय में खेल सामग्री उपलब्ध कराने हेतु ईमेल
प्रश्न: विद्यालय में खेल सामग्री की कमी दूर करने के लिए प्रधानाचार्य को ईमेल लिखिए।
To: principal@school.example
Subject: खेल सामग्री उपलब्ध कराने हेतु अनुरोध
आदरणीय प्रधानाचार्य महोदय,
विद्यालय में फुटबॉल, वॉलीबॉल और अन्य खेल सामग्री की कमी के कारण विद्यार्थियों को अभ्यास करने में कठिनाई होती है।
अतः आपसे निवेदन है कि आवश्यक खेल सामग्री उपलब्ध कराने की व्यवस्था करें, ताकि विद्यार्थी नियमित रूप से खेल गतिविधियों में भाग ले सकें।
धन्यवाद।
भवदीय,
विकास कुमार
कक्षा 10
उदाहरण 10 — ऑनलाइन ऑर्डर में गलत पुस्तक मिलने की शिकायत
प्रश्न: ऑनलाइन मँगाई गई पुस्तक के स्थान पर दूसरी पुस्तक मिलने पर विक्रेता को शिकायत ईमेल लिखिए।
To: support@bookstore.example
Subject: गलत पुस्तक प्राप्त होने के संबंध में शिकायत
महोदय,
मैंने आपकी वेबसाइट से कक्षा 10 गणित की पुस्तक मँगाई थी, लेकिन पार्सल में दूसरी पुस्तक प्राप्त हुई है।
मेरा ऑर्डर नंबर BK1025 है। कृपया गलत पुस्तक को बदलकर सही पुस्तक भेजने अथवा धनवापसी की प्रक्रिया की जानकारी दें।
आवश्यक होने पर मैं प्राप्त पुस्तक और बिल की तस्वीर उपलब्ध करा सकता हूँ।
धन्यवाद।
भवदीय,
अमन कुमार
ईमेल लिखते समय होने वाली सामान्य गलतियाँ
सुधार: विषय संक्षिप्त और स्पष्ट लिखें।
सुधार: भेजने से पहले ईमेल पता जाँचें।
सुधार: शिष्ट और विनम्र भाषा का प्रयोग करें।
सुधार: तिथि, कक्षा, समस्या या अनुरोध जैसी जरूरी जानकारी दें।
सुधार: भेजने से पहले संलग्नक की जाँच करें।
महत्वपूर्ण प्रश्न-उत्तर
प्रश्न 1. ईमेल का पूरा नाम क्या है?
उत्तर: Electronic Mail.
प्रश्न 2. ईमेल लेखन किसे कहते हैं?
उत्तर: इंटरनेट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में संदेश भेजने की प्रक्रिया को ईमेल लेखन कहते हैं।
प्रश्न 3. ईमेल में Subject का क्या अर्थ है?
उत्तर: Subject का अर्थ विषय है। यह ईमेल के मुख्य उद्देश्य को संक्षेप में बताता है।
प्रश्न 4. To का क्या उपयोग है?
उत्तर: To में मुख्य प्राप्तकर्ता का ईमेल पता लिखा जाता है।
प्रश्न 5. CC और BCC में क्या अंतर है?
उत्तर: CC में जोड़े गए प्राप्तकर्ताओं के पते सामान्यतः अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई देते हैं, जबकि BCC के प्राप्तकर्ताओं के पते अन्य प्राप्तकर्ताओं से छिपे रहते हैं।
प्रश्न 6. औपचारिक ईमेल की भाषा कैसी होनी चाहिए?
उत्तर: सरल, शिष्ट, स्पष्ट, संक्षिप्त और औपचारिक होनी चाहिए।
प्रश्न 7. ईमेल में Attachment क्या है?
उत्तर: ईमेल के साथ भेजी गई डिजिटल फाइल को Attachment कहते हैं।
प्रश्न 8. ईमेल में संबोधन क्यों आवश्यक है?
उत्तर: संबोधन से प्राप्तकर्ता के प्रति उचित सम्मान या आत्मीयता व्यक्त होती है।
प्रश्न 9. औपचारिक ईमेल के दो उदाहरण दीजिए।
उत्तर: प्रधानाचार्य को अवकाश आवेदन और नगर निगम को शिकायत ईमेल।
प्रश्न 10. ईमेल भेजने से पहले क्या जाँचना चाहिए?
उत्तर: प्राप्तकर्ता का पता, विषय, भाषा, आवश्यक जानकारी और संलग्नक जाँचना चाहिए।
MCQ — 15 वस्तुनिष्ठ प्रश्न
A. Easy Mail
B. Electronic Mail
C. Express Message
D. Electric Message
A. इंटरनेट
B. डाक टिकट
C. लिफाफा
D. पेन
A. विषय
B. प्राप्तकर्ता
C. समापन
D. संलग्नक
A. हस्ताक्षर
B. प्राप्तकर्ता
C. विषय
D. फाइल
A. Body
B. CC
C. BCC
D. To
A. अशिष्ट
B. शिष्ट और स्पष्ट
C. अस्पष्ट
D. अत्यधिक बोलचाल वाली
A. औपचारिक
B. अनौपचारिक
C. कार्यालयी आदेश
D. शिकायत
A. अनौपचारिक
B. व्यक्तिगत बातचीत
C. औपचारिक
D. विज्ञापन
A. Attachment
B. Subject
C. Salutation
D. Closing
A. ईमेल मिटाना
B. प्राप्तकर्ताओं के पते छिपाकर प्रति भेजना
C. विषय लिखना
D. हस्ताक्षर करना
A. महोदय
B. समाप्त
C. धन्यवाद
D. हस्ताक्षर
A. बहुत लंबी
B. अस्पष्ट
C. संक्षिप्त और स्पष्ट
D. खाली
A. प्रेषक
B. प्राप्तकर्ता
C. विषय
D. संलग्नक
A. अरे सुनो
B. भवदीय
C. चलो फिर
D. क्या हाल है
A. पता और विषय जाँचना
B. विषय हटाना
C. गलत पता लिखना
D. बिना पढ़े भेजना
परीक्षा के लिए अभ्यास प्रश्न
- प्रधानाचार्य को तीन दिन के अवकाश हेतु ईमेल लिखिए।
- विद्यालय में कंप्यूटर प्रयोगशाला की सुविधा बढ़ाने हेतु ईमेल लिखिए।
- नगर निगम को सफाई की समस्या के संबंध में शिकायत ईमेल लिखिए।
- मित्र को परीक्षा में सफलता की बधाई देते हुए ईमेल लिखिए।
- मित्र को अपने जन्मदिन पर आमंत्रित करने हेतु ईमेल लिखिए।
- पुस्तक विक्रेता को गलत पुस्तक मिलने पर शिकायत ईमेल लिखिए।
- विद्यालय में अतिरिक्त कक्षाएँ चलाने का अनुरोध करते हुए ईमेल लिखिए।
- विद्यालय कार्यालय से प्रमाणपत्र प्राप्त करने हेतु ईमेल लिखिए।
परीक्षा के लिए आसान ट्रिक
To → Subject → संबोधन → मुख्य संदेश → समापन → नाम
प्रश्न में दिए गए सभी आवश्यक विवरण शामिल करें। औपचारिक ईमेल में भाषा विनम्र और संक्षिप्त रखें तथा शब्द-सीमा का पालन करें।

